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個人情報管理に関する方針 [ 基本的プライバシーポリシー ]

個人情報の管理に関する弊社の基本的な方針は、以下のとおりです。この方針の内容に関するご質問、ご請求等は、末尾に記載の弊社お問合わせ窓口までご連絡をいただきますよう、お願いします。

個人情報管理に関する方針

1.個人情報の定義
この方針において「個人情報」とは、個人(以下、「お客様」といいます)に関する情報・データで、個人の氏名、住所、勤務先、年齢、電子メール・アドレス又は学歴、職歴及びDNA、顔、虹彩等の個人の身体の一部の特徴を変換した符号、旅券番号、基礎年金番号、免許証番号、個人番号等の役務の利用等のために割り当てられる符号であって個人毎に異なるものが割り当てられるもの等、それらにより特定の個人を識別できるか、又は他の情報と照合することにより容易に特定の個人を識別できる情報をいいます。

2.利用目的
弊社は、業務上取得した個人情報を以下の目的(以下、「利用目的」といいます)の範囲内でのみ利用するものとします。

  1. 業務上のご連絡、特に、弊社とお客様又はお客様の所属する事業者との取引に関するご連絡や、その連絡履歴の管理
  2. 弊社製品又はサービスに関するマーケティング活動(セミナーや発表会等のイベントやキャンペーンのお知らせ、弊社及び弊社製品・サービスに対する関心度を調査するための分析、等)や、そのマーケティング活動の履歴の管理
  3. お客様が弊社製品の利用者である場合に、当該製品に関する技術・営業情報のご提供や、その提供履歴の管理
  4. 上記(1)~(3)に加え、取得時に弊社が利用目的を明示している場合にはその利用目的
  5. 法令の規定により利用する場合

3.利用目的以外の利用
弊社は、2.に記載した利用目的以外の目的に、お客様の個人情報を利用する場合には、予めその利用目的とお問合わせ窓口を明示いたします。

4.第三者への提供
弊社は、業務の円滑な遂行のため、限定された特定の業務(ウェッブサイト構築、イベント受付、製品・サービス情報等のDMの発送、市場調査・分析、その他弊社の製品・サービスの提供に必要な業務)を委託する目的で、必要最小限のお客様の個人情報につき弊社の業務委託先に交付することがあります。この場合、弊社は、当該業務委託先の選定にあたり適切な個人情報管理の体制が整備されているかを十分に確認するとともに、機密保持契約の締結などの必要な手当てを講じます。かかる業務委託先への交付を除いて、第三者にお客様の個人情報を提供する場合には、予めお客様の承諾を得ることとします。

5.トレーサビリティ

  1. 幣社は、第三者からお客様の個人情報を取得する際には、当該第三者から受託した業務を遂行するために取得する場合を除き、原則として、取得年月日、当該第三者の名称、当該第三者から確認した当該個人情報の取得の経緯等を記録するものとします。
  2. 弊社は、4.に定める場合を除き、第三者にお客様の個人情報を提供する際には、当該三者の名称等を記録するものとします。

6.お問合わせ窓口
お客様から、弊社の個人情報管理に関するお問合わせや個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等のご請求は、お手数ですが、以下の弊社「個人情報お問合わせ窓口」までお願いいたします。

個人情報お問合わせ窓口
メールアドレス privacy@ulsgroup.co.jp

 

開示等のご請求の手続きに関する公開事項

弊社では、保有個人データ(以下、「個人情報」といいます)に関して、ご本人又はその代理人から開示、内容の訂正・削除及び利用停止・消去のご請求があった場合には、以下の手続きに従って対応いたします。 なお、ここに記載された手続きにおいて提供された個人情報は、当該手続きに必要な範囲内で使用し、その手続きが終了した後、本人確認書類等については直ちに、申請書については手続きが終了したのち6ヶ月が経過した月の末日に適切な方法で廃棄いたします。

1.開示等の請求先
〒104-6014
東京都中央区晴海1-8-10 トリトンスクエア タワーX 14F
ULSグループ株式会社 個人情報お問合わせ窓口宛

2.請求の方法
以下の申請書及び添付書類を同封して、封筒の表に「個人情報開示等請求書在中」と朱書きくださいますようお願いいたします。なお、ご提出いただいた書類は、返却いたしません。

  1. 申請書 1通
    以下からご希望の申請に対応した書式をダウンロードして、必要事項をご記入の上、ご署名・ご捺印ください。
    ア.本人申請用の書式

    • A.開示申請用は こちら
    • B.内容の訂正・追加・削除申請用は こちら
    • C.(不同意利用・不正取得等を理由とする)利用停止・消去申請用は こちら

    イ.代理人申請用の書式

    • A.開示申請用は こちら
    • B.内容の訂正・追加・削除申請用は こちら
    • C.(不同意利用・不正取得等を理由とする)利用停止・消去申請用は こちら
  2. 本人又は代理人資格確認用書類
    ア.ご本人申請の場合

    • 氏名及び現住所を確認することのできる、運転免許証、健康保険の被保険者証、パスポート等の公的な証明書のコピー
      (裏面に記載事項がある場合には、裏面のコピーも必要です)

    イ. 代理人申請の場合

    • 法定代理人による申請の場合 (以下のA、Bの両方が必要です)
      A.法定代理権があることを証明する書類
      戸籍謄本、又は親権者の場合には扶養家族が記入された健康保険の被保険者証のコピー
      B.法定代理人本人であることを証明する書類
      氏名及び現住所を確認することのできる、運転免許証、健康保険の被保険者証、パスポート等の公的な証明書のコピー
      (裏面に記載事項がある場合には、裏面のコピーも必要です)
    • 任意代理人による申請の場合 (以下のA、B、Cのすべてが必要です)
      A.当社所定の委任状  1通
      委任状の書式は こちら
      B.ご本人の印鑑証明書(3ヶ月以内に発行されたもの) 1通
      C.任意代理人本人であることを証明する書類
      氏名及び現住所を確認することのできる、運転免許証、健康保険の被保険者証、パスポート等の公的な証明書のコピー
      (裏面に記載事項がある場合には、裏面のコピーも必要です)
  3. 手数料
    開示のご請求については、1回のご請求ごとに500円の郵便小為替をご同封ください。 (内容の訂正又は削除、利用停止又は消去のご請求については手数料は不要です。)
    郵便小為替が同封されていなかった場合及び小為替の金額が不足している場合には、ご請求者様宛てにご連絡いたしますが、ご連絡後1ヶ月以内にご回答がない場合には、ご請求がなかったものとして取り扱いさせていただきます。
    なお、この手数料金額は、将来の物価(郵便料金等)の変動等に応じて見直しをさせていただくことがあります。
  4. 個人情報お問合わせ窓口
    弊社からの情報の提供が不要又は宛先人が不明若しくは不在であることを理由に個人情報の利用停止や消去をお求めの場合には、上記(1)~(3)の手続きによらず、弊社の個人情報お問合わせ窓口(privacy@ulsgroup.co.jp)にメールで直接ご請求いただけます。 詳細は、同窓口までお問合わせください。

3.その他の条件

  1. 回答に要する日数
    開示等のご請求に必要な全ての書類が「お問合わせ窓口」に到着してから10営業日以内に書面でご回答します。
  2. 回答の方法
    ア. 原則として、書面を郵送する方法でご回答をいたします。なお、電話、メール及びファックスによる個人情報等の開示は受け付けておりません。
    イ. 回答や開示情報を記載した書面は、申請書に記載されたご請求者の住所宛てに「本人限定受取郵便 特例型」でご郵送します。この場合、郵便局からお客様宛てに電話連絡をする必要があるため、封筒にご請求者の連絡先電話番号を記載します。受取の際には、郵便局が定めた本人確認書類の提示が必要ですので、予めご準備をお願いします。
  3. ご請求に応じられない場合
    以下のいずれかに該当する場合には、個人情報の開示等に応じられないことがあります。
    ア.情報の主体であるご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利を害する恐れがある場合
    イ.当社の業務の適正な執行に重大な支障を及ぼす恐れがある場合
    ウ.本人確認書類と申請書等との記載が異なる場合
    エ.代理人による申請において代理権が確認できない場合
    オ.開示等の請求の対象が当社が業務受託により受領した個人情報で、当社に開示等の権限がない場合
    カ.開示等の請求の対象が6ヶ月以内に消去することとなる情報である場合
    キ.書類の不備がある場合
    ク.当社への来社や電話での申し出による場合
    ケ.その他、法令又はこの「開示等のご請求の手続きに関する公開事項」その他当社が定める手続きに違反している場合
    コ.利用停止等に多額の費用を要する等により対応が困難な場合。この場合には、本人の権利を保護するために必要な代替措置を講じます。

 

ホームページにおける個人情報管理の方針[ ホームページ・プライバシー・ポリシー ]

1.個人情報
ホームページ・プライバシー・ポリシーにおいて、「個人情報」とは、クライアントが当サイトを利用された際に弊社において取得したクライアントに関する情報で、クライアントの氏名、住所、勤務先、年齢、電子メール・アドレス又は学歴、職歴等、それらにより特定の個人を識別することができるか、又は他の情報と照合することにより容易に特定の個人を識別できる情報及びデータをいいます。なお、当サイトの利用にあたり、クライアントが弊社に対して開示した第三者(たとえば、家族、友人など)に関するそれらの情報も含まれますが、クライアントはその第三者からそれらの情報を弊社に開示する承諾を得ているものとみなさせていただきます。

2.使用条件

  1. 弊社は、個人情報を、クライアントが開示した本来の目的(たとえば、メールサービスをご提供するためや、会議・イベントの参加申込受付その他のマーケティング業務、社員募集手続きにおける審査など)のために使用させていただきます。また、当サイト内のコンテンツに関する利用者の関心度を調査するための分析資料として利用させていただく場合があります。
  2. 弊社は、(1)の目的のために必要な範囲内で、業務の一部を第三者に委託する目的で、当該第三者に個人情報を提供する場合があります。この場合には、予め、当該第三者の機密保持、個人情報管理について、適切な調査を行い、必要に応じて改善指導等を行うものとします。

3.個人情報の開示、訂正・削除
クライアントが、クライアントの個人情報の内容の開示、訂正や削除を希望される場合には、弊社の個人情報お問合わせ窓口( privacy@ulsgroup.co.jp )までご連絡をください。

4.個人情報の管理条件
弊社は、個人情報を厳格に管理し、業界標準である技術や適切な手段を用いて、その紛失、漏洩、改ざん、不正アクセス等から保護するよう努めます。ただし、弊社は、個人情報について、かかる紛失や漏洩、改ざん、不正アクセスが絶対にないことは保証しません。

5.法令の遵守
弊社は、個人情報保護が効果的に行われるよう、個人情報保護に関する法令を遵守し、そのために必要な措置を講じてまいります。

ホームページ・プライバシー・ポリシーの変更
弊社は必要に応じて、ホームページ・プライバシー・ポリシーを改訂することがあります。その場合には、速やかに当サイトにてご通知いたします。